Nazwa i dane kontaktowe administratora danych oraz inspektora ochrony danych

Niniejsze informacje o ochronie danych dotyczą przetwarzania danych przez:

ILLE Service Polska sp.z o.o.
Świętego Mikołaja
50-128 Wrocław
Telefon: +48 (0) 576 333 499
E-mail: service@ille.pl

E-mail: service@ille.pl
Telefon: +48 (0) 576 333 499

Z inspektorem ochrony danych w Ille można skontaktować się pod wyżej wskazanymi danymi kontaktowymi z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.

Przegląd procesów przetwarzania

Poniższy przegląd podsumowuje rodzaje przetwarzanych danych i cele ich przetwarzania oraz wskazuje osoby, których dane dotyczą.

Rodzaje przetwarzanych danych

• Dane podstawowe
• Dane płatnicze
• Dane kontaktowe
• Dane treści
• Dane umowne
• Dane o użytkowaniu
• Dane meta, komunikacyjne i proceduralne
• Dane z dzienników (logów)

Kategorie osób, których dane dotyczą

• Odbiorcy świadczeń i zleceniodawcy
• Zainteresowani
• Partnerzy komunikacyjni
• Użytkownicy
• Partnerzy handlowi i umowni

Cele przetwarzania

• Świadczenie usług wynikających z umowy i wypełnianie obowiązków umownych
• Komunikacja
• Procedury biurowe i organizacyjne
• Procedury organizacyjne i administracyjne
• Infrastruktura informatyczna
• Informacja zwrotna (feedback)
• Udostępnianie naszej oferty online i użyteczność dla użytkownika
• Procesy biznesowe i procedury gospodarcze

Podstawy prawne

• Wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy na jej żądanie.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. c RODO) – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
• Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO) – przetwarzanie jest konieczne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej, o ile nadrzędny charakter nie mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

Środki bezpieczeństwa

Zgodnie z wymogami prawnymi, uwzględniając stan techniki, koszty wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także prawdopodobieństwo wystąpienia i wagę zagrożeń dla praw i wolności osób fizycznych, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka.

Do środków tych należy w szczególności zapewnienie poufności, integralności i dostępności danych poprzez kontrolę fizycznego i elektronicznego dostępu do danych oraz dostępu, wprowadzania, przekazywania, zapewnienia dostępności i ich rozdzielania. Ponadto wdrożyliśmy procedury zapewniające realizację praw osób, usuwanie danych oraz reakcje na zagrożenia dla danych. Uwzględniamy ochronę danych osobowych już na etapie projektowania i wyboru sprzętu, oprogramowania oraz procedur zgodnie z zasadą „privacy by design” i domyślną ochroną danych.

Pliki dziennika serwera

Dostawca hostingu automatycznie gromadzi i zapisuje informacje w tzw. plikach dziennika serwera, które przeglądarka przesyła nam automatycznie. Są to:

• typ i wersja przeglądarki
• używany system operacyjny
• adres URL strony odsyłającej (referrer)
• nazwa hosta komputera uzyskującego dostęp
• czas zapytania do serwera
• adres IP
• Łączenie tych danych z innymi źródłami danych nie jest przeprowadzane.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który dopuszcza przetwarzanie danych w celu wykonania umowy lub działań przedumownych.

Okres przechowywania danych osobowych określają odpowiednie ustawowe okresy archiwizacji, w szczególności wynikające z przepisów podatkowych i handlowych. Po upływie tych okresów dane są rutynowo usuwane, o ile nie są już potrzebne do wykonania umowy lub jej zawarcia, nie istnieje nasz uzasadniony interes w dalszym przechowywaniu i/lub nie wyraziłeś(-aś) zgody na dłuższe przechowywanie zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO.

Pliki cookie

„Pliki cookie” to funkcje polegające na zapisywaniu informacji na urządzeniach użytkowników i odczytywaniu ich z tych urządzeń. Cookies mogą być stosowane w różnych celach, np. zapewnienia funkcjonalności, bezpieczeństwa i wygody korzystania z ofert online oraz do analizy ruchu odwiedzających. Stosujemy pliki cookie zgodnie z przepisami prawa. W razie potrzeby wcześniej uzyskujemy zgodę użytkowników. Jeśli zgoda nie jest konieczna, opieramy się na naszych uzasadnionych interesach. Dotyczy to sytuacji, gdy zapisywanie i odczytywanie informacji jest niezbędne do udostępnienia wyraźnie żądanych treści i funkcji, np. zapamiętywania ustawień oraz zapewnienia funkcjonalności i bezpieczeństwa naszej oferty online. Zgodę można w każdej chwili wycofać. Informujemy w sposób przejrzysty o zakresie i o tym, jakie pliki cookie są używane.

Wskazówki dotyczące podstaw prawnych: to, czy przetwarzamy dane osobowe przy użyciu plików cookie, zależy od zgody. Jeśli zgoda została udzielona, stanowi ona podstawę prawną. Bez zgody opieramy się na naszych uzasadnionych interesach opisanych w niniejszym rozdziale i w kontekście odpowiednich usług i procedur.

Okres przechowywania

Ze względu na okres przechowywania rozróżnia się następujące rodzaje plików cookie:

• Cookies tymczasowe (sesyjne): są usuwane najpóźniej po opuszczeniu oferty online i zamknięciu urządzenia (np. przeglądarki lub aplikacji mobilnej).
• Cookies stałe: pozostają zapisane także po zamknięciu urządzenia. Pozwalają np. zachować stan logowania i wyświetlać preferowane treści przy ponownej wizycie. Dane z cookies mogą również służyć pomiarowi zasięgu. Jeśli nie podajemy użytkownikom wyraźnych informacji o rodzaju i czasie przechowywania cookies (np. w ramach uzyskiwania zgody), należy przyjąć, że są to cookies stałe przechowywane do dwóch lat.

Ogólne informacje o cofnięciu zgody i sprzeciwie (opt-out): użytkownicy mogą w każdej chwili cofnąć udzielone zgody, jak również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania zgodnie z przepisami, m.in. poprzez ustawienia prywatności swojej przeglądarki.

Przetwarzane kategorie danych: dane meta, komunikacyjne i proceduralne (np. adresy IP, znaczniki czasu, identyfikatory, osoby zaangażowane).

Osoby, których dane dotyczą: użytkownicy (np. odwiedzający strony internetowe, korzystający z usług online).

Podstawy prawne: uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO). Zgoda (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO).

Dalsze informacje o procesach, procedurach i usługach

Przetwarzanie danych z plików cookie na podstawie zgody: stosujemy rozwiązanie do zarządzania zgodami, w ramach którego uzyskujemy zgodę użytkowników na używanie plików cookie lub na procedury i dostawców wskazanych w tym rozwiązaniu. Procedura ta służy pozyskiwaniu, rejestrowaniu, zarządzaniu i cofnięciu zgód, w szczególności dotyczących stosowania plików cookie i podobnych technologii wykorzystywanych do zapisywania, odczytu i przetwarzania informacji na urządzeniach użytkowników. W ramach tej procedury uzyskuje się zgody na używanie plików cookie i związane z tym przetwarzanie informacji, w tym określone przetwarzania i dostawców wskazanych w rozwiązaniu. Użytkownicy mogą także zarządzać swoimi zgodami i je cofać. Oświadczenia o wyrażeniu zgody są przechowywane, aby uniknąć ponownych zapytań i móc wykazać zgodę zgodnie z wymogami prawnymi. Przechowywanie odbywa się po stronie serwera i/lub w pliku cookie (tzw. cookie opt-in) albo za pomocą porównywalnych technologii, aby móc przypisać zgodę do konkretnego użytkownika lub jego urządzenia.

Jeżeli brak szczegółowych informacji o dostawcach rozwiązań do zarządzania zgodami, obowiązują następujące ogólne wskazówki:

Okres przechowywania zgody wynosi do dwóch lat. Tworzy się pseudonimowy identyfikator użytkownika, który wraz z czasem udzielenia zgody, zakresem zgody (np. kategorie cookies i/lub dostawcy) oraz informacjami o przeglądarce, systemie i używanym urządzeniu jest przechowywany;

Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO).

Zarządzanie kontaktami i zapytaniami

W przypadku kontaktu z nami (np. pocztą, formularzem kontaktowym, e-mailem, telefonicznie lub przez media społecznościowe) oraz w ramach istniejących relacji z użytkownikami i biznesowych, przetwarzamy dane osób pytających w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi i realizacji ewentualnych działań.

Przetwarzane kategorie danych: dane podstawowe (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe, numer klienta itp.); dane kontaktowe (np. adresy pocztowe i e-mail, numery telefonów); dane treści (np. wiadomości tekstowe lub graficzne oraz informacje ich dotyczące, jak autorstwo czy czas utworzenia); dane o korzystaniu (np. odsłony i czas pobytu, ścieżki kliknięć, intensywność i częstotliwość korzystania, rodzaje urządzeń i systemy operacyjne, interakcje z treściami i funkcjami). Dane meta, komunikacyjne i proceduralne (np. adresy IP, znaczniki czasu, identyfikatory, osoby zaangażowane).

Osoby, których dane dotyczą: partnerzy komunikacyjni. Cele przetwarzania: komunikacja; procedury organizacyjne i administracyjne; informacja zwrotna (np. zbieranie opinii przez formularz online). Udostępnianie naszej oferty online i użyteczność. Przechowywanie i usuwanie: usuwanie zgodnie z rozdziałem „Ogólne informacje o przechowywaniu i usuwaniu danych”. Podstawy prawne: uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO). Wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO).

Formularz kontaktowy

W przypadku kontaktu przez nasz formularz, e-mail lub innymi kanałami przetwarzamy przekazane nam dane osobowe w celu odpowiedzi i obsługi danej sprawy. Obejmuje to z reguły dane takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz ewentualnie inne informacje przekazane nam i niezbędne do właściwej obsługi. Dane te wykorzystujemy wyłącznie do wskazanego celu kontaktu i komunikacji; podstawy prawne: wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO), uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO).

Konto klienta / funkcja rejestracji

Jeśli założysz u nas konto klienta poprzez naszą stronę internetową, dane wprowadzone przy rejestracji (np. imię i nazwisko, adres, adres e-mail) gromadzimy i przechowujemy wyłącznie w celu świadczenia usług przedumownych, wykonania umowy lub obsługi klienta (np. udostępnienia przeglądu dotychczasowych zamówień lub tzw. listy życzeń).

Jednocześnie zapisujemy adres IP oraz datę i godzinę rejestracji. Dane te nie są przekazywane osobom trzecim.

W dalszym procesie logowania uzyskujemy Twoją zgodę na to przetwarzanie i odsyłamy do niniejszej polityki prywatności. Zebrane dane wykorzystujemy wyłącznie do udostępnienia konta.

Jeżeli wyrażasz zgodę na to przetwarzanie, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jeżeli utworzenie konta służy ponadto działaniom przedumownym lub wykonaniu umowy, podstawą prawną jest także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Udzieloną nam zgodę na utworzenie i prowadzenie konta klienta możesz w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO. Wystarczy poinformować nas o cofnięciu zgody.

Zebrane w tym zakresie dane są usuwane, gdy przetwarzanie nie jest już konieczne. Musimy jednak uwzględniać terminy przechowywania wynikające z prawa podatkowego i handlowego.

Rekrutacja online / publikacja ofert pracy

Umożliwiamy złożenie aplikacji poprzez naszą stronę internetową. W ramach tych cyfrowych aplikacji dane kandydatów gromadzimy i przetwarzamy elektronicznie w celu obsługi procesu rekrutacyjnego.

Podstawą prawną przetwarzania jest § 26 ust. 1 zd. 1 BDSG w związku z art. 88 ust. 1 RODO.

Jeżeli po zakończeniu procesu rekrutacji zostanie zawarta umowa o pracę, dane przekazane w trakcie aplikacji przechowujemy w aktach osobowych w celu zwykłych procesów organizacyjnych i administracyjnych – z poszanowaniem dalszych obowiązków prawnych.

Podstawą przetwarzania jest również § 26 ust. 1 zd. 1 BDSG w związku z art. 88 ust. 1 RODO.

W przypadku odrzucenia aplikacji usuwamy przekazane dane automatycznie po dwóch miesiącach od przekazania decyzji. Usunięcie nie następuje, jeśli na podstawie przepisów (np. obowiązki dowodowe wg AGG) wymagane jest dłuższe przechowywanie do czterech miesięcy lub do zakończenia postępowania sądowego.

Podstawa prawna w tym przypadku: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz § 24 ust. 1 nr 2 BDSG. Naszym uzasadnionym interesem jest obrona lub dochodzenie roszczeń.

Jeśli wyraźnie zgodzisz się na dłuższe przechowywanie Twoich danych (np. włączenie do bazy kandydatów), dane są dalej przetwarzane na podstawie zgody. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO.

Ogólne linkowanie do profili u zewnętrznych dostawców

Na stronie zamieszczamy linki do poniższych sieci społecznościowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadniony interes dostawcy polega na poprawie jakości korzystania ze strony.

Wtyczki są osadzane za pomocą podlinkowanej grafiki. Dopiero kliknięcie odpowiedniej grafiki przekierowuje użytkownika do usługi danego serwisu społecznościowego.

Po przekierowaniu serwis gromadzi informacje o użytkowniku. Są to w pierwszej kolejności dane takie jak adres IP, data, godzina i odwiedzona strona. Jeśli użytkownik jest w tym czasie zalogowany w swoim koncie danego serwisu, operator może przypisać zebrane informacje dotyczące konkretnej wizyty do osobistego konta użytkownika. Jeżeli użytkownik wchodzi w interakcję za pomocą przycisku „Udostępnij” danego serwisu, informacje te mogą zostać zapisane w jego koncie i ewentualnie opublikowane. Aby uniemożliwić bezpośrednie przypisanie zebranych informacji do konta, użytkownik powinien wylogować się przed kliknięciem grafiki. Istnieje także możliwość odpowiedniej konfiguracji konta.

• Facebook
  

  Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia. Polityka prywatności: https://www.facebook.com/policy.php

• Instagram
  

  Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia. Polityka prywatności: https://help.instagram.com/519522125107875

• LinkedIn
  

  LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlandia, spółka zależna LinkedIn Corporation, 1000 W. Maude Avenue, Sunnyvale, CA 94085 USA. Polityka prywatności: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

• YouTube
  Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, spółka zależna Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA. Polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy

Analityka internetowa, monitoring i optymalizacja

Analityka internetowa (także „pomiar zasięgu”) służy ocenie ruchu odwiedzających naszą ofertę online i może obejmować zachowania, zainteresowania lub dane demograficzne odwiedzających, takie jak wiek czy płeć, w formie pseudonimowej. Dzięki analizie możemy rozpoznać m.in., kiedy nasza oferta online lub jej funkcje/treści są najczęściej używane, albo jakie obszary wymagają optymalizacji.

Oprócz analityki możemy stosować procedury testowe, aby testować i optymalizować różne wersje naszej oferty online lub jej elementów.

O ile poniżej nie wskazano inaczej, w tych celach mogą być tworzone profile (zestaw danych dotyczących jednego procesu korzystania), a informacje zapisywane w przeglądarce lub na urządzeniu i następnie odczytywane. Zbierane są w szczególności odwiedzane strony i używane tam elementy oraz informacje techniczne, jak używana przeglądarka, system komputerowy oraz czasy korzystania. Jeżeli użytkownicy wyrazili zgodę na pozyskiwanie danych o lokalizacji wobec nas lub dostawców usług, możliwe jest również przetwarzanie danych o lokalizacji.

Ponadto zapisywane są adresy IP użytkowników. Stosujemy jednak maskowanie IP (pseudonimizację przez skrócenie adresu IP) w celu ochrony użytkowników. Zasadniczo w ramach analityki, testów A/B i optymalizacji nie zapisuje się danych jawnych użytkowników (np. adresów e-mail lub nazwisk), lecz pseudonimy. Oznacza to, że ani my, ani dostawcy stosowanego oprogramowania nie znamy rzeczywistej tożsamości użytkowników, a jedynie dane zapisane w ich profilach na potrzeby odpowiednich procedur.

Wskazówki dotyczące podstaw prawnych: jeżeli prosimy użytkowników o zgodę na użycie dostawców zewnętrznych, podstawą przetwarzania jest zgoda. W przeciwnym razie dane użytkowników są przetwarzane na podstawie naszych uzasadnionych interesów (tj. interes w efektywnych, ekonomicznych i przyjaznych odbiorcom usługach). Zwracamy uwagę także na informacje o wykorzystaniu plików cookie w niniejszej polityce prywatności.

• Przetwarzane kategorie danych: dane o korzystaniu (np. odsłony i czas pobytu, ścieżki kliknięć, intensywność i częstotliwość, rodzaje urządzeń i systemy operacyjne, interakcje z treściami i funkcjami). Dane meta, komunikacyjne i proceduralne (np. adresy IP, znaczniki czasu, identyfikatory, osoby zaangażowane).
• Osoby, których dane dotyczą: użytkownicy (np. odwiedzający strony internetowe, korzystający z usług online).
• Cele przetwarzania: pomiar zasięgu (np. statystyki dostępu, rozpoznawanie powracających odwiedzających); profile z informacjami o użytkownikach (tworzenie profili). Udostępnianie naszej oferty online i użyteczność.
• Przechowywanie i usuwanie: usuwanie zgodnie z rozdziałem „Ogólne informacje o przechowywaniu i usuwaniu danych”. Przechowywanie plików cookie do 2 lat (o ile nie wskazano inaczej).
• Środki bezpieczeństwa: maskowanie IP (pseudonimizacja adresu IP).
• Podstawy prawne: zgoda (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO).

Dalsze informacje o procesach, procedurach i usługach:

Google Analytics: używamy Google Analytics do pomiaru i analizy korzystania z naszej oferty online na podstawie pseudonimowego identyfikatora użytkownika. Ten identyfikator nie zawiera danych jednoznacznych, takich jak imię i nazwisko czy adresy e-mail. Służy przypisaniu informacji analitycznych do urządzenia, aby rozpoznać, jakie treści użytkownicy otwierali w trakcie jednego lub różnych procesów korzystania, jakich haseł używali, czy ponownie odwiedzali treści lub wchodzili w interakcję z naszą ofertą. Zapisywany jest także czas korzystania i jego długość, źródła odsyłające do naszej oferty oraz aspekty techniczne urządzeń i przeglądarek. Tworzone są pseudonimowe profile użytkowników z informacjami z korzystania na różnych urządzeniach, przy czym mogą być stosowane pliki cookie. Google Analytics nie rejestruje ani nie przechowuje indywidualnych adresów IP użytkowników z UE. Analytics udostępnia jednak przybliżone dane geolokalizacyjne, wyprowadzone z następujących metadanych adresów IP: miasto (oraz wynikające z niego szerokość i długość geograficzna), kontynent, kraj, region, subkontynent (i odpowiadające im identyfikatory). W przypadku ruchu z UE dane adresów IP są wykorzystywane wyłącznie do tego wyprowadzenia geolokalizacji i następnie niezwłocznie usuwane. Nie są rejestrowane, nie ma do nich dostępu i nie są wykorzystywane do innych celów. Gdy Google Analytics zbiera dane pomiarowe, wszystkie zapytania IP są obsługiwane na serwerach zlokalizowanych w UE, zanim ruch zostanie przekazany do dalszego przetwarzania na serwerach Analytics;

Dostawca: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia; Podstawy prawne: zgoda (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO); Strona: https://marketingplatform.google.com/intl/de/about/analytics/; Środki bezpieczeństwa: maskowanie IP (pseudonimizacja adresu IP); Polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy; Umowa powierzenia przetwarzania: https://business.safety.google/adsprocessorterms/; Podstawa transferów do państw trzecich: Data Privacy Framework (DPF), standardowe klauzule umowne (https://business.safety.google/adsprocessorterms); Możliwość sprzeciwu (opt-out): wtyczka opt-out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de, Ustawienia wyświetlania reklam: https://myadcenter.google.com/personalizationoff. Więcej informacji: https://business.safety.google/adsservices/ (rodzaje przetwarzania oraz przetwarzane dane).

Udostępnianie danych podmiotom trzecim

W określonych przypadkach przekazujemy dane osobowe podmiotom trzecim – na przykład:

zewnętrznym usługodawcom wspierającym nas w obszarze IT lub dostawcom, których usługi lub treści osadzamy na naszej stronie.

Surowo przestrzegamy przy tym przepisów prawa. W razie potrzeby zawieramy szczególne umowy z tymi podmiotami w celu zapewnienia ochrony Twoich danych. Przekazywanie danych międzynarodowo

Jeżeli przekazujemy dane osobowe do krajów poza UE lub Europejskim Obszarem Gospodarczym (tzw. „państwa trzecie”) – np. korzystając z dostawców zewnętrznych lub przekazując dane zewnętrznym odbiorcom – odbywa się to zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

IP Info

Używamy IP Info na naszej stronie, aby analizować adresy IP i uzyskiwać informacje dotyczące lokalizacji (np. miasto, kraj, dostawca, korzystanie z VPN). Służy to optymalizacji technicznej, wykrywaniu nadużyć oraz analizie i prezentacji statystycznej.

Dostawca usługi: IP Info Inc., 548 Market St. #80852, San Francisco, CA 94104, USA

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) w zakresie zapewnienia bezpiecznej, funkcjonalnej i przyjaznej dla użytkownika strony.

Przetwarzanie odbywa się w USA. IP Info posiada certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework. Więcej informacji znajduje się w polityce prywatności IP Info: https://ipinfo.io/privacy-policy

Nie dokonujemy trwałego przechowywania danych osobowych. Adres IP po geolokalizacji jest pseudonimizowany lub usuwany.

Przekazywanie danych do USA

W odniesieniu do przekazywania danych do USA opieramy się przede wszystkim na Data Privacy Framework (DPF). Został on uznany 10 lipca 2023 r. przez Komisję Europejską za zapewniający odpowiedni poziom ochrony. Dodatkowo stosujemy tzw. standardowe klauzule umowne – umowne środki ochrony danych określone przez Komisję Europejską.

Połączenie DPF i standardowych klauzul zapewnia podwójną ochronę:

DPF jest naszą pierwszą linią ochrony.

Standardowe klauzule mają zastosowanie, jeśli w DPF nastąpią zmiany prawne lub polityczne.

Przy każdym dostawcy informujemy, czy posiada certyfikację DPF i czy zawarliśmy z nim standardowe klauzule umowne.

Więcej informacji i listę certyfikowanych przedsiębiorstw z USA znajdziesz (po angielsku) tutaj: https://www.dataprivacyframework.gov

Inne państwa trzecie

W przypadku przekazywania do innych krajów poza UE/EOG stosujemy podobne środki bezpieczeństwa – zależnie od przypadku:

Standardowe klauzule umowne

Twoja wyraźna zgoda lub przekazania wymagane przepisami prawa.

Więcej na temat podstaw prawnych znajdziesz na stronie Komisji Europejskiej: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_en?prefLang=de

Ogólne informacje o przechowywaniu i usuwaniu danych

Usuwamy dane osobowe, które przetwarzamy, zgodnie z przepisami prawa, gdy podstawowe zgody zostaną cofnięte lub nie istnieją dalsze podstawy prawne przetwarzania. Dotyczy to przypadków, w których pierwotny cel przetwarzania odpada lub dane nie są już potrzebne. Wyjątki mają zastosowanie, gdy obowiązki ustawowe lub szczególne interesy wymagają dłuższego przechowywania lub archiwizacji danych.

W szczególności dane, które muszą być przechowywane z powodów handlowych lub podatkowych lub których przechowywanie jest konieczne do dochodzenia roszczeń lub ochrony praw innych osób fizycznych lub prawnych, podlegają odpowiedniej archiwizacji.

Nasze informacje o ochronie danych zawierają dodatkowe informacje dotyczące przechowywania i usuwania danych, które odnoszą się do określonych procesów przetwarzania.

Jeżeli wskazano kilka terminów przechowywania lub okresów usuwania dla tej samej kategorii danych, wiążący jest zawsze najdłuższy termin.

Jeżeli termin nie rozpoczyna się wyraźnie w określonym dniu i wynosi co najmniej rok, rozpoczyna się automatycznie z końcem roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zdarzenie uruchamiające bieg terminu. W przypadku trwających stosunków umownych, w ramach których dane są przechowywane, zdarzeniem tym jest moment, w którym wypowiedzenie staje się skuteczne lub inny sposób zakończenia stosunku prawnego.

Dane, które nie są już przetwarzane dla pierwotnego celu, lecz przechowywane z powodów prawnych lub innych, przetwarzamy wyłącznie z powodów uzasadniających ich przechowywanie.

Dalsze informacje o procesach, procedurach i usługach:
Przechowywanie i usuwanie danych: Poniższe ogólne terminy obowiązują dla przechowywania i archiwizacji zgodnie z prawem niemieckim:

• 10 lat – okres przechowywania dla ksiąg i zapisów, sprawozdań finansowych, inwentarzy, sprawozdań z działalności, bilansu otwarcia oraz dokumentów organizacyjnych niezbędnych do ich zrozumienia (§ 147 ust. 1 nr 1 w zw. z ust. 3 AO, § 14b ust. 1 UStG, § 257 ust. 1 nr 1 w zw. z ust. 4 HGB).
• 8 lat – dowody księgowe, np. faktury i dowody kosztowe (§ 147 ust. 1 nr 4 i 4a w zw. z ust. 3 zd. 1 AO oraz § 257 ust. 1 nr 4 w zw. z ust. 4 HGB).
• 6 lat – pozostałe dokumenty handlowe: otrzymane pisma handlowe lub gospodarcze, kopie wysłanych pism handlowych lub gospodarczych, inne dokumenty istotne dla opodatkowania, np. listy płac godzinowych, arkusze rozliczeniowe, kalkulacje, oznaczenia cen, a także dokumenty płacowe, o ile nie są już dowodami księgowymi, oraz paragony kasowe (§ 147 ust. 1 nr 2, 3, 5 w zw. z ust. 3 AO, § 257 ust. 1 nr 2 i 3 w zw. z ust. 4 HGB).
• 3 lata – dane niezbędne do uwzględnienia potencjalnych roszczeń z tytułu rękojmi i odszkodowań lub podobnych roszczeń umownych i praw oraz do obsługi związanych z tym zapytań, przechowywane przez okres zwykłego ustawowego terminu przedawnienia trwającego trzy lata (§§ 195, 199 BGB).

Pozyskiwanie i przechowywanie danych osobowych w sklepie oraz przy zawieraniu umów

Korzystając z naszej oferty, pozyskujemy następujące informacje od Ciebie jako właściciela i/lub ustawowego przedstawiciela Twojej firmy:

• Nazwa firmy
• Imię i nazwisko
• Płeć
• Data urodzenia
• Adres
• Adres e-mail
• Numer telefonu (stacjonarny i/lub komórkowy)
• Dane rachunku bankowego
• Prawo do reprezentacji/podpisu
• ewentualnie inne dane niezbędne do realizacji umowy, które przekażesz nam dobrowolnie

Cele przetwarzania

• Gromadzenie tych danych ma na celu identyfikację Cię jako naszego klienta;
• aby móc świadczyć Ci nasze usługi;
• aby umożliwić korespondencję z Tobą;
• wystawianie faktur;
• obsługę ewentualnych roszczeń z tytułu odpowiedzialności oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń wobec Ciebie

Podstawa prawna

Wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO) – przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy na jej żądanie.

Procedury płatności

W ramach stosunków umownych i innych, na podstawie obowiązków prawnych lub naszych uzasadnionych interesów, oferujemy osobom, których dane dotyczą, efektywne i bezpieczne możliwości płatności i w tym celu – obok banków i instytucji kredytowych – korzystamy z usług innych dostawców (łącznie „operatorzy płatności”).

Do danych przetwarzanych przez operatorów płatności należą dane podstawowe, np. imię i nazwisko oraz adres, dane bankowe, np. numery rachunków lub kart kredytowych, hasła, kody TAN i sumy kontrolne, a także dane dotyczące umów, kwot i odbiorców. Dane te są niezbędne do realizacji transakcji. Wprowadzone dane są przetwarzane i przechowywane wyłącznie przez operatorów płatności. Oznacza to, że nie otrzymujemy informacji o rachunkach lub kartach, a jedynie informacje potwierdzające lub negatywną informację o płatności. Dane mogą być przekazywane przez operatorów do biur informacji gospodarczej w celu weryfikacji tożsamości i zdolności kredytowej. W tym zakresie odsyłamy do ogólnych warunków i polityk prywatności operatorów płatności.

Do transakcji płatniczych mają zastosowanie warunki i polityki prywatności odpowiednich operatorów, dostępne na ich stronach internetowych lub w aplikacjach transakcyjnych. Odsyłamy do nich również w celu uzyskania dalszych informacji oraz realizacji praw do cofnięcia zgody, dostępu i innych praw osób, których dane dotyczą.

• Przetwarzane kategorie danych: dane podstawowe (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe, numer klienta itp.); dane płatnicze (np. rachunki bankowe, faktury, historia płatności); dane umowne (np. przedmiot umowy, czas trwania, kategoria klienta); dane o korzystaniu (np. odsłony i czas pobytu, ścieżki kliknięć, intensywność i częstotliwość korzystania, rodzaje urządzeń i systemy operacyjne, interakcje z treściami i funkcjami). Dane meta, komunikacyjne i proceduralne (np. adresy IP, znaczniki czasu, identyfikatory, osoby zaangażowane).
• Osoby, których dane dotyczą: odbiorcy świadczeń i zleceniodawcy; partnerzy handlowi i umowni; osoby zainteresowane.
• Cele przetwarzania: świadczenie usług umownych i wypełnianie obowiązków umownych. Procesy biznesowe i procedury gospodarcze.
• Przechowywanie i usuwanie: usuwanie zgodnie z rozdziałem „Ogólne informacje o przechowywaniu i usuwaniu danych”.
• Podstawy prawne: wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO). Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO).

Dalsze informacje o procesach, procedurach i usługach

• Klarna: usługi płatnicze (techniczne podłączenie metod płatności online); Dostawca: Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Sztokholm, Szwecja; Podstawy prawne: wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO); Strona: https://www.klarna.com/de. Polityka prywatności: https://www.klarna.com/de/datenschutz.
• Mastercard: usługi płatnicze (techniczne podłączenie metod płatności online); Dostawca: Mastercard Europe SA, Chaussée de Tervuren 198A, B-1410 Waterloo, Belgia; Podstawy prawne: wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO); Strona: https://www.mastercard.de/de-de.html. Polityka prywatności: https://www.mastercard.de/de-de/datenschutz.html.
• PayPal: usługi płatnicze (techniczne podłączenie metod płatności online) (np. PayPal, PayPal Plus, Braintree); Dostawca: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luksemburg; Podstawy prawne: wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO); Strona: https://www.paypal.com/de. Polityka prywatności: https://www.paypal.com/de/legalhub/paypal/privacy-full.
• Visa: usługi płatnicze (techniczne podłączenie metod płatności online); Dostawca: Visa Europe Services Inc., oddział w Londynie, 1 Sheldon Square, London W2 6TT, GB; Podstawy prawne: wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO); Strona: https://www.visa.de. Polityka prywatności: https://www.visa.de/nutzungsbedingungen/visa-privacy-center.html.

Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Ci następujące prawa:

zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO – do cofnięcia w każdym czasie udzielonej nam zgody. Oznacza to, że nie możemy kontynuować w przyszłości przetwarzania opartego na tej zgodzie;

zgodnie z art. 15 RODO – do uzyskania informacji o Twoich danych osobowych przetwarzanych przez nas. W szczególności możesz uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym Twoje dane ujawniono lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania, istnieniu prawa do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu, prawie do złożenia skargi, źródle danych – jeżeli nie zebrano ich u nas – a także o istnieniu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, oraz ewentualnie o istotnych informacjach o jego szczegółach;

zgodnie z art. 16 RODO – do niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych przechowywanych u nas;

zgodnie z art. 17 RODO – do usunięcia Twoich danych osobowych przechowywanych u nas, o ile przetwarzanie nie jest konieczne do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, wypełnienia obowiązku prawnego, z przyczyn interesu publicznego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

zgodnie z art. 18 RODO – do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli kwestionujesz ich prawidłowość, przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lecz sprzeciwiasz się ich usunięciu, nie są nam już potrzebne, ale są Ci potrzebne do dochodzenia roszczeń, lub wniosłeś(-aś) sprzeciw na podstawie art. 21 RODO;

zgodnie z art. 20 RODO – do otrzymania danych osobowych, które nam dostarczyłeś(-aś), w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie lub do żądania ich przekazania innemu administratorowi oraz zgodnie z art. 77 RODO – do złożenia skargi do organu nadzorczego.

Właściwy dla nas organ nadzorczy: Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

Prawo do sprzeciwu

Jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO, masz prawo – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 21 RODO.

Jeśli chcesz skorzystać z prawa do sprzeciwu, wystarczy e-mail na adres privacy@ille.eu lub list na adres wskazany w pkt 1.